Knowledge Management

          สวัสดีครับ วันนี้ เรามีบทความดีๆ ที่จะนำมาให้เพื่อนๆได้อ่านกัน หลังจากที่ผู้เขียนได้อ่านเจอ และคิดว่าน่าจะเป็นประโยชน์ กับเพื่อนๆบ้าง ลองอ่านดูกันนะครับ (18 Dec 2017)

เรียบเรียงโดย นายไสว โลจนะศุภฤกษ์

คณะกรรมการบริหารจัดการความรู้ใน กรอ.

การจัดการความรู้คืออะไร

                    หลายท่านเห็นว่ามีคำว่าความรู้อยู่ก็เลยคิดว่าเป็นการจัดการที่ตัวความรู้ เช่น การฝึกอบรมวิชาการ  การจัดห้องสมุด การจับยัดความรู้วิชาการใส่ Web-site รายงานการประชุมต่างๆ ฯลฯ ซึ่งเป็นการหลงผิดและเป็นสาเหตุที่การจัดการความรู้ไม่ประสบความสำเร็จ

นิยามของ “การจัดการความรู้"

                        การจัดการความรู้เป็นกระบวนการในการนำความรู้ที่มีอยู่หรือเรียนรู้มาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร โดยผ่านกระบวนการต่าง ๆ เช่น  การสร้าง  รวบรวม แลกเปลี่ยนและใช้ความรู้ เป็นต้น  การจัดการความรู้เป็นระบบการบริหารองค์กรหรือเครื่องมือเพื่อการบรรลุเป้าหมายอย่างน้อย 4 ประการ

1.          บรรลุเป้าหมายของงาน พัฒนางาน

2.          บรรลุเป้าหมายการพัฒนาคน การทำงานอย่างผู้รู้จริง

3.          บรรลุเป้าหมายการพัฒนาองค์กรไปเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้

4.          บรรลุเป้าหมายของการบริการ แก่ผู้รับบริการ และชุมชน

กระบวนการจัดการความรู้

         ก่อนที่จะดำเนินการจัดการความรู้ สิ่งสำคัญที่ต้องดำเนินการดำลับแรกก็คือเราจะจัดการความรู้เพื่ออะไร ดังนั้นจึงต้องมีการกำหนดวิสัยทัศน์ของการจัดการความรู้ก่อนเพื่อเป็นกรอบทิศทางในการจัดการความรู้มิให้การดำเนินการสะเปะสะปะ หลงทางเสียเวลาและเกิดความท้อถอยโดยเฉพาะกับผู้บริหารและเกิดความล้มเหลวในที่สุด วิสัยทัศน์ของการจัดการความรู้จะต้องสอดคล้องกับทิศทางการดำเนินธุรกิจและสามารถเชื่อมโยงกับกลยุทธ์ขององค์กรด้วย

                  กระบวนการจัดการความรู้หรือพัฒนาการของความรู้ที่เกิดขึ้นในองค์กร ประกอบด้วย  7 ขั้นตอนหลัก ดังนี้

1.  การค้นหาความรู้ (Knowledge Identification)

                   เมื่อได้วิสัยทัศน์หรือเป้าหมาย(Desired state) ที่ต้องการสำหรับการจัดการความรู้แล้วขั้นตอนแรกที่ต้องดำเนินการก็คือการค้นหาความรู้ที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ดังกล่าว เป็นขั้นตอนในการค้นหาว่าองค์กรมีความรู้อะไรบ้างรูปแบบใด อยู่ที่ใคร และความรู้อะไรที่องค์กรจำเป็นต้องมี เพื่อให้องค์กรวางขอบเขตการจัดการความรู้และสามารถจัดสรรทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

2.  การสร้างและการแสวงหาความรู้ (Knowledge  Creation  and  Acquisition)

                  เป็นขั้นตอนในการดึงความรู้จากแหล่งต่าง ๆ ที่มีอยู่อย่างกระจัดกระจายมารวมไว้เพื่อจัดทำเนื้อหาให้เหมาะสมและตรงกับความต้องการของผู้ใช้ สำหรับความรู้ที่จำเป็นต้องมีแต่ยังไม่มีนั้น องค์กรอาจสร้างความรู้จากความรู้เดิมที่มีหรือนำความรู้จากภายนอกองค์กรมาใช้ก็ได้

         ปัจจัยสำคัญที่ทำให้ขั้นตอนนี้ประสบความสำเร็จคือบรรยากาศและวัฒนธรรมขององค์กรที่เอื้อให้บุคคลากรกระตือรือร้นในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกันและกัน

3.  การจัดการความรู้ให้เป็นระบบ (Knowledge Organization)

                  เป็นขั้นตอนในการจัดทำสารบัญ และจัดแบ่งความรู้ประเภทต่าง ๆ เพื่อให้รวบรวม  การค้นหา  การนำไปใช้ทำได้ง่ายและรวดเร็ว  สามารถเข้าถึงแหล่งความรู้ได้โดยง่าย

4.  การประมวลและกลั่นกรองความรู้ (Knowledge Codification and Refinement)

                        เป็นขึ้นตอนการปรับปรุงและประมวลผลความรู้ให้อยู่ในรูปแบบและภาษาที่เข้าใจและใช้ได้ง่าย  กำจัดความรู้ที่ไม่เกิดประโยชน์ตามเป็าหมายวิสัยทัศน์หรือเป็นขยะความรู้

5.  การเข้าถึงความรู้  (Knonledge  Access)

                        ในการเข้าถึงความรู้ องค์กรต้องมีวิธีการในการจัดเก็บและกระจายความรู้เพื่อให้ผู้อื่นใช้ประโยชน์ได้  โดยทั่วไปการกระจายความรู้ให้ผู้ใช้มี  2  ลักษณะ คือ

      -  “Push”  การป้อนความรู้  เป็นการส่งข้อมูล/ความรู้ให้ผู้รับโดยผู้รับไม่ได้ร้องขอ  เช่นการส่งหนังสือวเวียนแจ้ง

      -  “Pull”  การให้โอกาสเลือกใช้ความรู้  โดยผู้รับสามารถเลือกรับหรือใช้แต่เฉพาะ  ข้อมูล/ความรู้ที่ต้องการเท่านั้น

6.  การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้  (Knowledge  Sharing) 

                   เป็นขั้นตอนในการนำความรู้ที่ได้จัดเก็บมาเผยแพร่แบ่งปันและแลกเปลี่ยนกัน มี 2 ลักษณะ ดังนี้

            6.1 การแบ่งปันความรู้ประเภทความรู้ที่ชัดเจน( Explicit Knowledge)  วิธีที่นิยม  เช่น  การจัดทำเป็นเอกสาร วี ดีโอ  ซีดี  จัดทำฐานความรู้โดยนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยจะทำให้สามารถเข้าถึงความรู้ได้ง่ายและรวดเร็วยิ่งขึ้น

            6.2 การแบ่งปันความรู้ที่อยู่ในคน( Tacit Knowledge)  สามารถทำได้หลายรูปแบบขึ้นอยู่กับความต้องการและวัฒนธรรมองค์กร  ส่วนใหญ่มักจะใช้วิธีผสมผสานเพื่อผู้ใช้ข้อมูลสามารถเลือกใช้ได้ตามความสะดวก  เช่น

             -  ระบบทีมข้ามสายงาน

             -  Innovation  &  Quality  Circles  (IQCs)

             -  ชุมชนนักปฏิบัติ( Community  of  Practice  :  CoP )

             -  ระบบพี่เลี้ยง  (Mentoring  System)

             -  การสับเปลี่ยนงาน  (Job  Rotaion)  และ การยืมตัวบุคลากรกรมมาช่วยงาน (Secondment)

             -  เวทีสำหรับการแลกเปลี่ยนเรียนรู้  (Knowledge  Forum)

7.  การเรียนรู้  (Learning)

                        วัตถุประสงค์ที่สำคัญที่สุดในการจัดการความรู้  คือ  การเรียนรู้ของบุคลากรและนำความรู้นั้นไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินแก้ไขปัญหาและปรับปรุงองค์กร                        การเรียนรู้ของบุคลากรจะทำให้เกิดความรู้ใหม่ ๆ  ขึ้นซึ่งจะไปเพิ่มพูนองค์ความรู้ขององค์กรที่มีอยู่แล้วให้มากขึ้นเรื่อย ๆ  ความรู้นี้ก็จะถูกนำไปใช้เพื่อสร้างความรู้ใหม่อีกเป็นวงจรที่ไม่มีที่สิ้นสุด ที่เรียกว่า  “วงจรการเรียนรู้”